Cómo entrevista una inteligencia artificial a cada persona de su empresa y cómo se cita lo que dice

Antes de automatizar un proceso o de cambiar de sistema, un gerente necesita saber cómo se hace hoy el trabajo. Los procedimientos escritos cuentan una parte. La otra la sabe la gente que hace ese trabajo todos los días.

Un analista de costos sabe que los pedidos de cierto cliente se liquidan con una lista de precios distinta y que ese ajuste se hace a mano antes del cierre de mes. Una auxiliar de bodega sabe qué hacer cuando la mercancía llega sin orden de compra. Nada de eso está en un procedimiento, y es justo lo que un sistema nuevo tiene que conservar.

Recoger ese conocimiento con reuniones toma meses y depende de quién tomó las notas. BrainNova lo recoge con un entrevistador de inteligencia artificial que conversa con cada persona por separado y deja citado lo que cada una dijo.

Un enlace y un guion por cargo

Cada persona recibe un enlace por correo o por WhatsApp. Lo abre en el celular o en el computador, sin instalar nada, y contesta a su ritmo, escribiendo o hablando. Si tiene que irse, la entrevista queda en pausa y se retoma después desde el mismo enlace.

El entrevistador sigue un guion escrito para el cargo de cada persona. El de un auxiliar de bodega pregunta por la recepción de mercancía, los conteos y las devoluciones. El de un director financiero pregunta por las decisiones del cierre y por el criterio con que aprueba un pago.

Tres piezas detrás de cada pregunta

Cada turno del entrevistador se arma con tres piezas, de la más general a la más particular.

• La técnica de entrevistar, igual para cualquier estudio. Una sola pregunta por turno, sin halagos, sin poner palabras en boca de la persona y sin ofrecerle dos respuestas para que escoja una.
• La categoría, que fija la clase de conversación. Con quien hace el trabajo se levanta el proceso paso a paso, con cuánto tiempo le toma, cada cuánto pasa y qué lo frena. Con quien dirige se conversa sobre sus decisiones y el criterio con que las toma.
• El guion del cargo, con el contexto de la persona y los temas que el estudio necesita cubrir, en orden de prioridad.

Antes de que la persona lea un turno, el sistema lo revisa contra las reglas de la técnica, y si alguna falla, el turno se escribe de nuevo.

Cómo pregunta y cómo cierra

El entrevistador pregunta, repregunta y pide ejemplos. Cuando alguien contesta «eso depende», pide el último caso en que dependió, qué pasó y quién decidió. Cuando alguien describe un día normal, pregunta después por los otros días de la semana, porque las excepciones aparecen en los días que no fueron normales.

¿Me cuenta la última vez que un pedido salió con un precio distinto al de la lista?

Mientras conversa, lleva la cuenta de lo que ya entendió y de lo que le falta. Si varios turnos seguidos giran sobre el mismo detalle, sube a lo que explica ese episodio o cambia de tema. Si un tema prioritario del guion sigue sin tocarse, lleva la conversación hacia él antes de cerrar.

El cierre va en pasos. Primero pregunta si quedó algo importante sin preguntar. Si la persona dice que no, se despide. Si abre un tema, lo explora, pregunta si hay algo más y solo entonces se despide. Una frase como «eso es todo», dicha sobre una tarea, lleva a preguntar qué sigue y no termina la entrevista.

El trato a la persona entrevistada

Desde el primer turno, la persona sabe que habla con una inteligencia artificial, de parte de quién y para qué estudio. Ese primer mensaje lo escribe el sistema y es igual para todos. Le dice también cuánto dura la conversación.

• Puede no contestar una pregunta o dejar la entrevista cuando quiera.
• Si en algún momento pregunta con quién habla, el entrevistador le dice que es una inteligencia artificial.
• Lo que dice no se usa para entrenar modelos.

Quien entra a una entrevista sobre su trabajo suele preguntarse si su puesto está en juego. Por eso el entrevistador nunca habla de reemplazar a nadie, ni de automatizar, optimizar o recortar, y no pregunta cuánto tiempo libre le queda a la persona ni qué parte de su trabajo es repetitiva. Esas palabras se revisan en cada turno antes de que la persona lo lea.

La regla protege a la persona y protege el dato. Alguien que siente amenazado su puesto cuenta el procedimiento oficial y se guarda lo que de verdad hace, que es justo lo que el estudio necesita saber.

Cada afirmación con quién la dijo

Al cerrar el estudio, cada conversación queda completa, escrita o transcrita, con el nombre, el cargo y la hora. De cada una se separan las afirmaciones, y cada una queda unida a quien la dijo y con qué cargo. Esa unidad se llama mención.

«El ajuste de precios de ese cliente lo hago a mano antes del cierre, porque el sistema no lo trae.» (analista de costos)

Las menciones dejan ver dónde no coinciden las personas. La coordinadora de compras dice que una orden queda aprobada cuando la firma el jefe de área. El analista de tesorería dice que no la paga hasta que llega con la firma del director. Las dos menciones se conservan, cada una con su fuente, y nadie escoge una por adelantado. Que el mismo paso tenga dos descripciones dentro de la misma empresa ya es un hallazgo.

Las menciones alimentan el mapa del dato, que dice qué dato usa cada proceso, quién lo produce, quién lo consume y en qué puntos las fuentes se contradicen. Con ese mapa, el gerente decide qué automatizar primero, qué no puede perder al cambiar de sistema y qué diferencias resolver con cada área, y cada decisión se sigue hasta lo que dijo cada persona.