DataNova para redes de colegios
Cobre bien cada pensión y lleve a la junta las cifras de toda la red.
DataNova factura con la tarifa que autoriza la resolución, aplica cada pago y arma el informe a la junta con los archivos que cada colegio ya produce. Nuestros ingenieros lo dejan funcionando sobre la plataforma y el contable de cada colegio.
Ayudamos a las redes de colegios a cobrar lo que autoriza la resolución de costos, a saber cuántos alumnos tienen y a llevar a la junta cifras con su fuente.
Cada pensión, con la tarifa autorizada.
La facturación sale de la resolución de costos y la línea que no cuadra se detiene antes de cobrar.
Cada pago, aplicado solo.
Cada familia paga con su referencia, el pago se aplica y el paz y salvo sale del saldo.
La junta, con las cifras de toda la red.
Cada colegio entrega sus archivos del mes y el informe sale con cada cifra unida a su fuente.
Lo que cambia
Lo que pasa hoy en un colegio, y lo que pasa con DataNova.
Cada fila es un trabajo que se repite cada mes en cada colegio de la red.
La hoja de cobro se digita aparte y no coincide con la resolución de costos.
La tarifa sale de la resolución y la línea que difiere se detiene antes de facturar.
Cada consignación se vuelve un recibo de caja digitado a mano.
Cada familia paga con su referencia y el pago se aplica solo.
La novedad de ruta o de restaurante llega por correo y frena la facturación de todos.
Cada área registra su novedad con fecha y la tardía pasa al mes siguiente.
Secretaría académica retira al alumno en el SIMAT y cartera no se entera.
El retiro llega a cartera y el paz y salvo sale del saldo.
Cada documento da un número distinto de matriculados.
Una sola cifra de alumnos por sede y por corte, cruzada con el SIMAT.
El informe a la junta se arma digitando cierres hechos con planes de cuentas distintos.
Cada colegio entrega sus archivos y el informe sale con cada cifra unida a su fuente.
Así se ve
Las entregas del mes de cada colegio, en una sola vista.
Cada colegio sube los archivos que ya produce. Cada archivo se acepta o se devuelve con su motivo, y el informe a la junta sale cuando todos están aceptados.
| Colegio | Auxiliar | Matrícula | Cartera | Nómina |
|---|---|---|---|---|
| Colegio A | Aceptado | Aceptado | Aceptado | Aceptado |
| Colegio B | Aceptado | Devuelto | Aceptado | Pendiente |
| Colegio C | Aceptado | Aceptado | Pendiente | Aceptado |
Sobre lo que ya tiene
DataNova se monta sobre la plataforma escolar y el contable de cada colegio.
Nuestros ingenieros conectan DataNova a los sistemas de cada colegio sin cambiarlos. Cada colegio conserva su plataforma y su plan de cuentas, y la red lee todo en líneas comunes.
- Plataforma escolar
- Software contable
- Pasarela de pagos y PSE
- SIMAT
- Registro del comedor
- Hojas de cálculo
- Correo y WhatsApp
El año escolar
Seis etapas del año escolar.
De la resolución de costos al informe a la junta. Empiece por la etapa que más le cuesta, porque cada una funciona por separado.
- 01Costos educativos y tarifas
- 02Admisiones y matrícula
- 03Pensiones y otros cobros
- 04Recaudo, cartera y paz y salvo
- 05Nómina, compras y cierre
- 06Informe a la junta
- Etapa 1 de 6
Costos educativos y tarifas
Cobre exactamente lo que autoriza la resolución. Cada tarifa por grado y concepto se carga una vez por año escolar, y la línea que difiere se detiene antes de facturar.
Tarifa desde la resolución
Cada valor por grado y concepto se carga una vez y se versiona por año escolar.
Cuadre antes de facturar
La línea que difiere de la tarifa autorizada se detiene con su motivo.
- Etapa 2 de 6
Admisiones y matrícula
Tenga una sola cifra de alumnos, por sede y por corte. La matrícula, el retiro y su causa se cruzan con el SIMAT, y secretaría consulta el saldo de la familia sin escribirle a cartera.
Cifra única de alumnos
Matrícula, retiro y causa por sede y por corte, cruzados con el SIMAT.
Rematrícula con estado de cuenta
Secretaría académica consulta el saldo de la familia sin escribirle a cartera.
- Etapa 3 de 6
Pensiones y otros cobros
Facture el mes sin esperar el correo de las novedades. Cada área registra su novedad con fecha, y lo consumido en ruta y en restaurante se cruza con lo cobrado.
Novedades registradas en el área
El alta, el cambio y el retiro de ruta o de restaurante quedan con fecha, y la novedad tardía pasa al mes siguiente sin frenar el lote.
Consumido contra facturado
El registro del comedor y la lista de ruta se cruzan cada mes con lo cobrado.
- Etapa 4 de 6
Recaudo, cartera y paz y salvo
Aplique cada pago y cobre cada saldo en su fecha. Cada familia paga con su referencia, la política de cartera corre por la edad del saldo y el paz y salvo sale del saldo.
Pago con referencia
Cada responsable de pago tiene su referencia, y el pago que llega sin identificar queda con responsable y plazo.
Cobro escalonado
La edad del saldo marca el escalón de la política de cartera, y el paz y salvo sale del saldo.
- Etapa 5 de 6
Nómina, compras y cierre
Cierre cada colegio con su plan de cuentas y léalos juntos. Las cuentas de cada colegio se leen en líneas comunes, y cada factura de proveedor se paga cuando cuadra con su orden y su recibido.
Equivalencia de cuentas
Cada colegio conserva su plan y el informe lo lee en líneas comunes.
Orden, recibido y factura
La factura del proveedor se paga cuando la orden, el recibido y la factura cuadran.
- Etapa 6 de 6
Informe a la junta
Lleve a la junta las cifras de toda la red con su fuente. Cada colegio entrega sus archivos del mes, cada archivo se acepta o se devuelve con su motivo y cada cifra del informe muestra de dónde salió.
Entregas del mes
Cada colegio sube el auxiliar, la matrícula, la cartera por edades y la nómina, y cada archivo se acepta o se devuelve con su motivo.
Informe con su fuente
Cada cifra del informe muestra su archivo, su regla y su corte.
Cada cifra con su fuente
De los días de cartera hasta el recibo de la familia.
Cualquier cifra del informe a la junta se abre hasta el documento que la respalda.
- 01
Informe a la junta
Los días de cartera de la red
- 02
Cartera por edades
Del colegio, al corte
- 03
Auxiliar contable
La cuenta de deudores
- 04
Factura y recibo de caja
De la familia, en la plataforma escolar
El software, en una red de colegios.
- DataNovaLas tarifas, la cartera, el paz y salvo y el informe a la junta, sobre los sistemas de cada colegio./01
- BrainNovaCómo trabajan cartera, secretaría académica, admisiones, transporte y restaurante, contado por su gente y citado por cargo./02
- SectorNovaLos estados financieros de un colegio frente a los de sus pares ante la Supersociedades, con el aviso cuando no son comparables./03
Cómo se empieza
Una tarea de la red en producción, con nuestros ingenieros.
Se escoge una tarea, se conectan los sistemas que hay detrás y se pone a correr con su información real.
- 01
Escoger la tarea
Por lo general el informe mensual a la junta, con los archivos que cada colegio ya produce.
- 02
Conectar los sistemas
Los ingenieros conectan la plataforma escolar y el contable de cada colegio, y entrevistan a quienes hacen el trabajo.
- 03
Ponerla a correr
El informe sale cada mes con cada cifra unida a su fuente, y la siguiente tarea se construye sobre el mismo modelo.
Otras industrias
- Fondos de capital privado
Manejo de LP, gestión de compañías y DDQ
- Infraestructura y concesiones
Actas de obra, cortes de proveedores y costo por obra
- Salud y dispensación
Autorizaciones, glosas, radicación y cartera con las EPS
- Manufactura y distribución
Costo real, inventario y margen por cliente
Sobre XPTNova
XPTNova es una compañía colombiana de software. Nuestros ingenieros trabajan dentro de cada cliente hasta que cada proceso corre en producción. Los datos de cada cliente quedan aislados de los de cualquier otro, corren en nuestra nube o en la suya y no se usan para entrenar modelos.
Política de tratamiento de datosHablemos
Empiece por la etapa que más le cuesta.
Escoja una tarea, conectamos los sistemas que hay detrás y nuestros ingenieros la ponen en producción.