Política de tratamiento de datos personales

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento es XPTNOVA S.A.S., sociedad identificada con NIT 901.780.408-5, con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia, e inscrita en la Cámara de Comercio de Pereira con la matrícula mercantil 18214018.

El canal de atención para todo asunto de datos personales es el correo electrónico jp@xptnova.com. El sitio web de la sociedad es xptnova.com.

Alcance

Esta política se aplica a los datos personales que XPTNOVA S.A.S. trata en Colombia o fuera de ella, en dos calidades distintas.

• Como responsable, cuando decide sobre el tratamiento de los datos de sus contactos comerciales, clientes, proveedores, candidatos y empleados, y de las personas que le escriben.
• Como encargado, cuando trata datos de los empleados o de terceros de un cliente, por cuenta de ese cliente y siguiendo sus instrucciones. Es el caso de las personas entrevistadas con BrainNova y de los datos que un cliente conecta a DataNova.

En el segundo caso el cliente es el responsable, y el tratamiento se rige por el contrato firmado con él y por las instrucciones que imparta. La sección sobre el tratamiento como encargado explica cómo se aplica esta política en ese caso.

Definiciones

Para efectos de esta política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013. Las principales son las siguientes.

• Autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Dato personal es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible es el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el que revela el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas o la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, y los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Responsable del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos o sobre el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Titular es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transferencia es el envío de datos personales que hace un responsable o un encargado ubicado en Colombia a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión es la comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para que un encargado realice un tratamiento por cuenta del responsable.

Principios

XPTNOVA S.A.S. aplica en todo tratamiento los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

• Legalidad. El tratamiento se sujeta a la ley y a las normas que la desarrollan.
• Finalidad. El tratamiento obedece a una finalidad legítima, que se informa al titular.
• Libertad. El tratamiento solo se hace con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo en los casos que la ley exceptúa.
• Veracidad o calidad. La información tratada debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia. El titular puede obtener en cualquier momento, y sin restricciones, información sobre la existencia de los datos que le conciernen.
• Acceso y circulación restringida. Los datos solo los tratan las personas autorizadas por el titular o por la ley, y no se publican en internet ni en otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Seguridad. Los datos se protegen con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad. Las personas que intervienen en el tratamiento guardan reserva sobre la información, incluso después de terminada su relación con XPTNOVA S.A.S.

Autorización

XPTNOVA S.A.S. pide la autorización del titular a más tardar en el momento de recoger sus datos, y le informa las finalidades del tratamiento y sus derechos. La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular, y se conserva para consulta posterior.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos los datos de naturaleza pública, la información que pida una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, y los casos de urgencia médica o sanitaria.

Quien escribe al correo de XPTNOVA S.A.S. autoriza, con ese acto, el tratamiento de los datos que envía para que se atienda su mensaje.

Datos de contactos comerciales y clientes

Se tratan datos de identificación y de contacto de las personas que representan a clientes y a empresas interesadas, como el nombre, el cargo, la empresa, el correo electrónico y el teléfono. También se tratan los datos de las personas que un cliente designa como usuarios de las plataformas, como el nombre, el correo y el cargo, y los registros técnicos que genera su uso.

Las finalidades son las siguientes.

• Atender solicitudes, preparar propuestas y mantener la relación comercial.
• Celebrar, ejecutar y hacer seguimiento a los contratos.
• Crear y administrar las cuentas de acceso a las plataformas y proteger su seguridad.
• Prestar soporte sobre los servicios contratados.
• Facturar, cobrar y cumplir las obligaciones contables y tributarias.
• Enviar información sobre los servicios de XPTNOVA S.A.S. cuando el titular la haya pedido o autorizado.

Datos de proveedores

Se tratan datos de identificación, de contacto, tributarios y bancarios de los proveedores que son personas naturales, y de los representantes y contactos de los proveedores que son personas jurídicas.

Las finalidades son las siguientes.

• Evaluar, seleccionar y contratar proveedores.
• Gestionar la relación contractual y los pagos.
• Cumplir las obligaciones contables, tributarias y legales.

Datos de candidatos y empleados

De los candidatos se tratan la hoja de vida y los datos que contiene, como la formación, la experiencia, las referencias y los datos de contacto. De los empleados se tratan los datos necesarios para la relación laboral, como los de identificación, contacto, afiliación a la seguridad social y pago.

Las finalidades son las siguientes.

• Adelantar los procesos de selección y verificar la información de los candidatos.
• Celebrar y ejecutar el contrato de trabajo.
• Pagar la nómina y cumplir las obligaciones laborales y de seguridad social.
• Cumplir las obligaciones legales que tiene XPTNOVA S.A.S. como empleador.

Los datos de un candidato que no resulte vinculado solo se conservan para futuros procesos de selección cuando el candidato lo haya autorizado.

Datos de visitantes del sitio web

El sitio xptnova.com es estático e informativo. No tiene formularios, no pide datos personales y no usa cookies de seguimiento ni herramientas de analítica o de publicidad.

Los registros técnicos del servidor del proveedor de alojamiento pueden incluir la dirección IP y el navegador del visitante. Esos registros se usan para la seguridad y el funcionamiento del sitio. La sección sobre cookies y registros del sitio web amplía esta información.

Datos de quienes escriben a XPTNOVA S.A.S.

Cuando una persona escribe a jp@xptnova.com o a otra dirección de XPTNOVA S.A.S., se tratan los datos que incluye en su mensaje, como el nombre, el correo electrónico, la empresa y el contenido de la comunicación.

Estos datos se usan para responder el mensaje, atender la solicitud y, si la persona lo pide, iniciar una relación comercial o laboral.

Tratamiento como encargado por cuenta de los clientes

Cuando un cliente contrata los servicios de XPTNOVA S.A.S., puede entregarle o conectar a sus plataformas datos personales de sus empleados o de terceros. En ese caso el cliente es el responsable del tratamiento y XPTNOVA S.A.S. actúa como encargado.

XPTNOVA S.A.S. trata esos datos solo por cuenta del cliente, siguiendo sus instrucciones y dentro de lo pactado en el contrato. Corresponde al cliente obtener la autorización de los titulares cuando la ley la exija.

Los datos de un cliente no se venden, no se comparten con otros clientes y no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial. Los datos de cada cliente están aislados de los de cualquier otro cliente por controles en la base de datos.

Las consultas y los reclamos sobre esos datos se dirigen al cliente responsable. Si XPTNOVA S.A.S. recibe uno, lo remite al cliente e informa de ello al titular.

En las entrevistas que se hacen con BrainNova se aplican además las siguientes reglas.

• En el primer turno se informa a la persona entrevistada que conversa con una inteligencia artificial, en nombre de quién se hace la entrevista y para qué estudio.
• La persona puede no contestar una pregunta o dejar de contestar cuando quiera.
• Se guardan la conversación completa, la hora y el canal por el que llegó el enlace.
• No se guarda ningún dato del teléfono de la persona.
• Lo que la persona dice queda asociado a su nombre y a su cargo dentro de la cuenta del cliente.

Datos sensibles y datos de menores de edad

XPTNOVA S.A.S. no pide datos sensibles ni datos de niños, niñas y adolescentes.

Si en algún caso fuera necesario tratar un dato sensible, se informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento, cuáles de los datos son sensibles y para qué se usarán, y se pedirá su autorización explícita.

Si un cliente conecta a DataNova información que contenga datos sensibles o datos de menores de edad, ese tratamiento se rige por las instrucciones del cliente como responsable y por el contrato.

Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene los siguientes derechos.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, en especial frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Pedir prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o de reclamo ante XPTNOVA S.A.S.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

La revocatoria y la supresión no proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Pueden ejercer estos derechos el titular, que debe acreditar su identidad, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

Procedimiento para consultas

El titular o quien lo represente puede consultar los datos personales que reposan en las bases de datos de XPTNOVA S.A.S. La consulta se envía al correo jp@xptnova.com, con el nombre del titular, la información que se quiere conocer y un dato de contacto para la respuesta.

La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no es posible atenderla en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Así lo dispone el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Procedimiento para reclamos

El titular que considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que advierta un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. El reclamo se envía al correo jp@xptnova.com y debe contener los siguientes elementos.

• La identificación del titular.
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• La dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
• Los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se pedirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo, que corrija las fallas. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que el interesado presente la información, se entenderá que desistió del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda se mantiene hasta que el reclamo se decida.

El reclamo se atiende en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderlo en ese término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si XPTNOVA S.A.S. no es competente para resolver el reclamo, lo trasladará a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

Requisito de procedibilidad

De acuerdo con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su causahabiente solo puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de haber agotado el trámite de consulta o de reclamo ante XPTNOVA S.A.S.

Área responsable y canal de atención

XPTNOVA S.A.S. atiende directamente las peticiones, consultas y reclamos de los titulares. El canal de atención es el correo electrónico jp@xptnova.com.

Seguridad de la información

XPTNOVA S.A.S. aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Los datos de cada cliente están aislados de los de cualquier otro cliente por controles en la base de datos. Las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a guardar reserva sobre la información.

Transmisión y transferencia internacional de datos

Para prestar sus servicios, XPTNOVA S.A.S. usa proveedores de infraestructura en la nube y de modelos de lenguaje cuyos servidores están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Por eso los datos personales pueden ser objeto de transmisión o de transferencia internacional, según el caso.

Estos envíos se hacen conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las normas que lo reglamentan. Al autorizar el tratamiento de sus datos según esta política, el titular conoce y acepta que sus datos se traten en servidores ubicados fuera de Colombia.

Cuando XPTNOVA S.A.S. actúa como encargado, el envío de los datos del cliente a estos proveedores se rige además por el contrato con el cliente.

Conservación de los datos

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que se recogieron y las obligaciones legales, contables y tributarias que correspondan. Cumplido ese tiempo, se suprimen.

Los datos que XPTNOVA S.A.S. trata como encargado se conservan y se suprimen según el contrato con el cliente y sus instrucciones.

Cookies y registros del sitio web

El sitio xptnova.com no usa cookies de seguimiento ni herramientas de analítica o de publicidad. No tiene formularios y no pide datos personales.

El proveedor de alojamiento del sitio lleva registros técnicos de su servidor. Esos registros pueden incluir la dirección IP y el navegador del visitante, y se usan para la seguridad y el funcionamiento del sitio.

Cambios a esta política

XPTNOVA S.A.S. puede modificar esta política. La versión vigente se publica en este sitio con su fecha de vigencia.

Si un cambio afecta la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, se comunicará a los titulares antes de aplicarlo y, cuando la ley lo exija, se pedirá una nueva autorización.

Vigencia

Esta política rige desde el 18 de octubre de 2026. Las bases de datos que XPTNOVA S.A.S. administra como responsable permanecen vigentes mientras subsistan las finalidades descritas en esta política.