Cómo se levanta el dato de una empresa sin borrar sus contradicciones

Pregúntele a tres áreas de su empresa cuánto se vendió el mes pasado y es probable que reciba tres cifras. Comercial cuenta los pedidos facturados, contabilidad cuenta lo causado y tesorería cuenta lo recaudado. Cada cifra tiene sentido para quien la usa, y rara vez hay un documento que diga que son tres.

Esa diferencia muestra quién decide con cuál cifra y cuánto trabajo cuesta conciliarlas en cada cierre. El método del dato está hecho para conservarla.

El método del dato es la forma como XPTNova estudia un proceso, siguiendo cada dato desde donde nace hasta la decisión que sostiene. Con él DataNova, nuestra plataforma, arma el modelo operativo de cada empresa.

Todo proceso de negocio se entiende, se valora y se rediseña desde el recorrido de sus datos.

La unidad del método es la mención con su fuente

La forma habitual de documentar datos es la ficha, con el nombre, la definición, el dueño y el sistema de cada dato. Para llenarla hay que escribir una sola definición.

Si comercial, contabilidad y tesorería dieron tres definiciones de ventas, quien llena la ficha escoge una. Las otras dos desaparecen, y con ellas el hallazgo de que había tres. Quien lea la ficha después no sabrá que existía ese desacuerdo.

Por eso el método registra menciones. Una mención es cada vez que una fuente nombra un dato, copiada tal como aparece, con su fuente y su localizador. El localizador es el lugar exacto, como la sección de un procedimiento, la celda de una hoja de cálculo o el turno de una entrevista, y permite volver a comprobar lo dicho.

La unificación se decide después y se escribe aparte, con su evidencia. Cuando dos fuentes se contradicen, la contradicción se registra con sus dos lados y nadie la resuelve en el levantamiento. Cuál fuente manda lo decide la empresa, en un acta.

Cuatro etapas, cada una con su compuerta

Cada una de las cuatro etapas termina en una compuerta, que es la lista de condiciones por cumplir antes de pasar a la siguiente. En el levantamiento, por ejemplo, una mención sin localizador impide cerrar la etapa. Lo que la empresa no tiene se declara como hueco, con su consecuencia para el análisis.

• Los insumos. Se parte del objetivo, escrito como la decisión que alguien tomará con el resultado, y de ahí sale qué se le pide a la empresa. Siempre se pide el formato diligenciado, porque la plantilla muestra qué campos existen y el ejemplar muestra si se usan.
• El levantamiento del mapa. Cada aparición de un dato en documentos, sistemas, hojas de cálculo, correos y entrevistas entra como mención. El mapa dice dónde nace cada dato, quién lo produce, quién lo consume, en qué se transforma y qué fuentes se contradicen sobre él.
• El análisis. Se le pregunta al mapa qué dice del negocio, por ejemplo qué dato nace en varios lugares o qué decisión se toma con una cifra sin origen. Cada candidato a hallazgo se contrasta con la operación real.
• El paso del análisis al objetivo. Se produce lo que el objetivo pide, sea un sistema por construir, un plan de cierre de brechas o una matriz de controles, y cada elemento remite a la fila del mapa que lo produjo.

Lo que vive en la cabeza de alguien

Buena parte del dato de una empresa mediana no está en ningún sistema. El cupo de crédito de un cliente se aprueba por correo. La conciliación bancaria la sabe hacer una sola persona de tesorería, con un archivo propio. El punto de reorden de cada referencia lo calcula de memoria el jefe de bodega.

Los documentos dicen qué datos existen y dónde se guardan. Las personas dicen de dónde sale cada uno, quién lo usa y qué pasa cuando falla. Sobre el origen, el dueño y el uso de un dato manda la conversación, y por eso las entrevistas se planean con el mismo cuidado que el pedido de documentos.

También se captura la cifra dicha al pasar, como los días que una analista menciona que le toma el cierre. Queda con su número, su unidad y su periodo, marcada como dicha en entrevista, para contrastarla con un registro.

Cada cifra dice de dónde salió

Toda cifra del análisis lleva una letra que dice de dónde salió. Hay siete, desde el libro contable y el registro de sistema hasta la entrevista, el supuesto y el dato de mercado. Un saldo del libro y un número recordado en una entrevista no pesan lo mismo, y la letra lo deja escrito.

Una cifra de ahorro exige el mecanismo que la produce y sus insumos, como el volumen, el esfuerzo por caso o el costo de un reproceso. Cuando esos insumos no existen, el método propone medir primero la línea base.

La ausencia también se escribe. Se distingue el dato que ninguna fuente afirmó, el campo que no aplica, la necesidad sin fuente y la fuente que se leyó y no traía el dato.

Del mapa a la decisión

Cuando el objetivo es automatizar, el resultado es un sistema objetivo con su plan por proyectos. El plan empieza por una versión inicial que captura cada dato en el paso donde nace, saca el caso del correo, le muestra a cada área el mismo expediente y mide el proceso con registros.

Esa versión obliga además a cerrar lo que el mapa dejó abierto, porque un formulario necesita saber de quién es cada dato. Los proyectos de automatización vienen después, en el orden que marca la línea base, y cada función propuesta remite al dato que la originó y a su fuente.

El método declara también sus límites. Las entrevistas cubren una parte de las personas de la empresa, y esa parte se informa. El análisis describe la empresa a una fecha, y cada documento lleva la fecha de su corte.