Cómo se une cada cifra a su fuente antes de que el informe salga

Un director financiero recibe el informe que va a la junta. La utilidad operacional que trae no cuadra con la del balance que envió contabilidad. Alguien pregunta de dónde salió la cifra, y la respuesta tarda, porque pasó por una hoja de cálculo, un ajuste a mano y un correo antes de llegar al informe.

Con el margen pasa algo parecido. El área comercial lo calcula sobre el precio de lista, finanzas sobre las ventas netas de descuentos y devoluciones, y la planta sobre el costo estándar. Las tres cifras se llaman margen y cada una mide algo distinto. El informe muestra una sola y no dice cuál.

Los análisis de XPTNova y su plataforma DataNova parten de un mismo criterio. Toda cifra que llega a un informe dice de dónde salió, y cualquier persona distinta de quien la escribió puede llegar a esa fuente sin preguntarle a nadie.

Siete letras para siete orígenes

En cada análisis de XPTNova, cada cifra lleva una letra que dice de dónde sale. Cada letra exige citar lo que esa clase de fuente permite comprobar.

• L, de libro. La cifra sale de una cuenta del libro contable del cliente, de un periodo cerrado.
• F, de archivo financiero. Sale de un modelo o de un archivo financiero del propio cliente, y se cita la hoja y la celda.
• R, de registro. Sale de un sistema, de un exporte o de un documento como una factura, un contrato o un acta, y se cita cuál y de qué periodo.
• A, de aritmética. Es una cuenta sobre otras cifras, y se citan las cifras que entran en ella.
• E, de entrevista. La dijo una persona, y se cita su nombre, su cargo y el punto de la conversación en que la dijo.
• S, de supuesto. Se declara como supuesto y se dice cuánto cambia el resultado si el supuesto no se cumple.
• M, de mercado. Es un dato publicado por un tercero, se cita con su fecha y nunca se presenta como promesa.

La letra cambia la manera de leer la cifra. Una E sobre el volumen de pedidos del mes avisa que el número es la estimación de quien hace el trabajo. Para el volumen, la demora y el esfuerzo manda la medición del sistema cuando existe, y la entrevista suple lo que no se mide.

La entrevista manda, en cambio, sobre lo que solo sabe la gente, como el dolor de un proceso, el uso real de un sistema o quién es el dueño de una tarea.

La fuente va en el mismo renglón

Además de la letra, cada afirmación del análisis lleva su fuente en el mismo renglón donde se escribe. Una fuente pegada a la frase viaja con ella cuando la frase pasa a otro capítulo, a una presentación o al informe final.

La fuente se escribe con un localizador preciso. De un documento se cita el documento y el lugar donde aparece el dato. De una entrevista se cita la conversación, el turno en que se dijo y el nombre y el cargo de quien habló.

Cuando tres áreas dan tres definiciones del mismo dato, el análisis guarda las tres, cada una con su fuente. Escoger una al momento de escribir borraría la diferencia, y muchas veces la diferencia es el hallazgo, como en el caso del margen. Cuál definición manda se decide aparte, con el cliente, y la decisión queda escrita con quién la tomó.

Un modelo describe un documento. Una persona afirma un hecho.

Las herramientas de inteligencia artificial ayudan a leer y a resumir documentos. La afirmación de que algo es cierto en la empresa la hace una persona del equipo, y queda con su fuente.

Una cita que no resuelve impide publicar

El análisis se escribe a mano, en texto. Desde ese texto se construye de forma automática el índice de conocimiento del cliente, con cada hecho, cada cifra y su fuente.

Ese índice nunca se edita a mano. Para corregir un hecho se corrige el texto y el índice se vuelve a construir. Así no existen dos versiones del mismo dato, una en el documento y otra en una base que alguien ajustó por su cuenta.

Antes de publicar, un verificador recorre cada cita y comprueba que lleve al documento, a la hoja o a la entrevista que nombra. Si una cita no resuelve, el análisis no se publica hasta que se corrige.

En DataNova, cada cifra se abre hasta su documento

DataNova es la plataforma de datos que XPTNova implementa en cada empresa. Aplica el mismo criterio al trabajo que se repite cada mes, como el informe a la junta, el cierre y las conciliaciones. Cada dato del modelo de la empresa sabe de qué sistema o de qué documento salió.

Quien lee el informe abre cualquier cifra y llega al registro o al documento que la respalda. Si la utilidad del informe no cuadra con el balance, la pregunta de dónde salió se responde ahí mismo.

Cuando dos fuentes no coinciden sobre el mismo dato, DataNova lo marca antes de que el informe salga. La diferencia llega a quien la resuelve, y lo que esa persona decide queda registrado con su nombre.

Las decisiones que el cliente toma durante el análisis sobre cuál fuente manda se llevan a DataNova como reglas de prioridad entre fuentes, y la plataforma las aplica cada vez que esas fuentes vuelven a diferir.

Lo que cambia para quien recibe el informe

Para el director financiero o el miembro de la junta, la pregunta de dónde salió una cifra deja de depender de la memoria de quien armó el informe.

Las diferencias entre fuentes aparecen antes de la reunión de junta, cuando todavía hay tiempo de resolverlas y de decidir cuál cifra se presenta.